Részvétel feltétele

• érettségi

• Modulok
  
• 
  
• 0061-06: Ügyviteli, irodatechnikai, kommunikációs ismeretek
• 0062-06: Marketing és PR ismeretek
• 0117-06: Veszélyes áruk tárolásának, szállításának követelményei
• 0118-06: Áruterítés
• 0119-06: Az anyagbeszerző munkakör követelményei
• 0391-06: A logisztikai ügyintéző speciális feladatai

Betölthető munkakörök
Logisztikai ügyintéző, anyagbeszerző, áruterítő, veszélyesáru-ügyintéző.

Munkaterület leírása
Kapcsolatot tart a partnerekkel, ügyfelekkel. Döntéselőkésztéssel segíti a vezetőséget. Marketing és PR tevékenységet végez. Irodatechnikai és multimédiás eszközöket kezel. Közreműködik a rendelések, beszerzések, értékesítés lebonyolításában. Irodai, ügyviteli adminisztrációt végez. Reklamációs eseteket kezel.

A logisztikai ügyintéző szakma ismertetése

Logisztikai ügyintéző

A mágikus  9-es
A logisztika kifejezés az ógörög „lógosz” szóból ered, amely magyarul annyit tesz: értelmes, racionalizált tervezés – ami tulajdonképpen pontosan kifejezi a logisztika lényegét. Mára a logisztika már önálló tudományág rangjára emelkedett és igen összetetté, bonyolulttá vált, legtöbbször az ún. „9 M” elvével szemléltetik feladatát, vagyis, hogy egy ellátási folyamatot

– a megfelelő információhalmaz,
– a megfelelő anyagok,
– a megfelelő energiaforrások felhasználásával,
– a megfelelő személyi feltételekkel,
– a megfelelő mennyiségben,
– a megfelelő minőségben,
– a megfelelő időpontban,
– a megfelelő helyre,
– a megfelelő költséggel

vezényeljen le. Mindez képet ad arról is, hogy mi is a dolga a logisztika területén dolgozó szakembereknek, köztük a logisztikai ügyintézőnek.

Az ősi igény
Manapság az információ, az anyagi javak, az áruk és szolgáltatások, valamint az emberi erőforrás szinte teljesen szabadon áramlik települések, régiók, országok, sőt kontinensek között. Az emberiség ma is folyamatosan keresi a legoptimálisabb megoldásokat a távolságok áthidalására. E vágyhoz szorosan kapcsolódik a szállítórendszerek működésének egyszerűsítésére, optimalizálására irányuló törekvés. Már az antik birodalmakban is létezett expressz-áruszállítás, amely nemcsak a küldeményeket juttatta el távoli helyekre az akkoriban megszokottnál jóval gyorsabban, hanem a döntő fontosságú információkat is. Az ókori Róma történetéből  ismerünk olyan logisztikai technológiákat, amelyekkel bámulatos hatékonysággal és gyorsasággal továbbították a birodalom egyik pontjából a másikba az különböző árukat és híreket. Érdekesség: a postaszolgálat – amely római találmány – 24 óra alatt akár 300 kilométeres távolságba is képes volt eljuttatni a rá bízott küldeményt.
A logisztika korántsem csak polgári célokat szolgált. A hadseregek már több ezer éve tudatosan alkalmazzák, hiszen ott szó szerint életbe vágó jelentősége van a hadi ellátmány biztonságos és időben történő célba juttatásának, nem is beszélve a hírekről, amelyeken országok, sőt olykor birodalmak sorsa múlt. Ezek után nem csoda, hogy a logisztika tudományának legkomolyabb művelői eleinte a katonák közül kerültek ki.
A logisztika aranykora az ipari forradalommal kezdődött a XVIII. században. Európa akkor legfejlettebb országaiban egyre-másra létesültek a kisebb-nagyobb üzemek, amelyek nyersanyagaikat sokszor igen messziről szerezték be és a késztermékeket is gyártási helytől távol értékesítették. Mindehhez már pontos termelésirányítási stratégiákra volt szükség, amelyeket közgazdasági tudással rendelkező szakemberek dolgoztak ki.
A világ ma tulajdonképpen egyetlen nagy harctér. Az nyer, aki mindenkinél jobb termékekkel, mindenki másénál jobb technológiával üzemszervezéssel és végül, de nem utolsó sorban a legjobb szakemberekkel száll be a küzdelembe. Mivel ezek a feltételek együttesen általában csak a leggazdagabb, legfejlettebb országokban és vállalatoknál állnak rendelkezésre, a gyengébbek legjobb kitörési pontja az emberi erőforrás, a kiváló szakértelem. Mivel ez jobbára nálunk is így van, a logisztikával foglalkozó vállalkozások legnagyobb kincse a nagy tudású, elhivatott munkatárs – például a logisztikai ügyintéző.

Minden folyamatos mozgásban van
Mára világunk egy hatalmas elektronikus piactérré vált, ahol milliárdnyi információ és áru cserél gazdát minden egyes másodpercben. A korszerű logisztika a boltok polcait, az áruházak raktárait, a gépsorok kapacitását aprólékosan kidolgozott stratégiai tervek alapján tartja optimális helyzetben, hogy – a modern fogyasztói társadalom követelményeinek megfelelően – mindig minden elérhető legyen a számunkra. Természetesen távolról sem csak árukról van szó, hanem információkról, a postai küldeményekről, emberi erőforrásokról .

A logisztika csúcsai
Napjaink logisztikájának csúcsain egyebek mellett az ismert gyorspostai cégek (DHL, UPS, GLS stb.) helyezkednek el. Ezen hatékony vállalatok minimális hibahatárral dolgoznak, ami a korszerű eszközök és a hihetetlenül precíz munkaszervezés mellett a dolgozók magas szaktudásának köszönhető.
Ugyancsak a csúcslogisztikát képviselik a költséghatékonyságuk miatt rohamosan szaporodó ún. elektronikus áruházak, amelyekben gyakorlatilag mindenféle áru megtalálható az élelmiszerektől a könyveken, a ruházati termékeken és elektronikai cikkeken át egészen a gépkocsikig. A virtuális áruházban megrendelt termékek akár órák alatt a vásárlóhoz jutnak, de a távoli földrészekről származó áruk megérkezésére sem kell néhány napnál tovább várni. A gyorsaság mellett ugyancsak ámulatba ejtő, hogy a vevő interneten úgyszólván percnyi pontossággal nyomon követheti a megrendelt áru útját.
A modern ipar is elképzelhetetlen fejlett logisztika nélkül. Ma már a különböző gyártók a drága tárolás miatt nem halmoznak fel nyersanyag- és késztermék-készleteket, helyette inkább a „just-in-time” („mindent a legfelelőbb időben”) módszert alkalmazzák. Mindez egyszerűnek hangzik, de tökéletes megvalósulásához bonyolult, összehangolt emberi-műszaki háttérre van szükség.
Nem kevésbé csodálatra méltóak a Magyarországon is szép számmal működő, hazai és külföldi tulajdonban lévő kisebb-nagyobb szállítmányozási cégek, akik nélkül gyakorlatilag összeomlana a gazdaság.

Modern technológia – emberi háttér
A logisztikai rendszerek hátterében kifinomult informatikai – szuperszámítógépek, szerverparkok, műholdas helymeghatározók – és szállítási eszközök, valamint gépesített raktárak állnak. Ne feledjük azonban, hogy a gépeket minden esetben emberek – például logisztikai ügyintézők – működtetik, akiknek intelligenciájára mindig is szükség lesz, legyen bármilyen fejlett is technológia.

A logisztika aranyszabálya: csak semmi felesleges kitérő!
Az ellátási lánc és a szétosztás egyes munkafolyamatainak résmentesen kell idomulniuk egymáshoz –elhibázott stratégiai lépéseknek, felesleges kitérőknek egyáltalán nincs helyük, hiszen miattuk épp a logisztika lényege veszne oda.

Ki is a logisztikai ügyintéző?
Sokan gondolják még ma is úgy, hogy a logisztika egyszerű anyagmozgatás, a logisztikai ügyintéző pedig egy egyszerű adminisztrátor, aki az ezzel járó unalmas adminisztrációt végzi el.. Erről azonban szó sincs. A logisztikai ügyintézőnek igen sok szál fut össze a kezében. Elsősorban a beszerzés, az anyagellátás, a csomagolás és az áruterítés megszervezésében van feladata. Mindez azt is jelenti egyben, hogy a különböző részlegek, egységek között neki kell közvetítenie. A logisztikai ügyintéző ily módon a logisztikai folyamat egyik kulcsfigurája, az esetleges észrevételeket, panaszokat is jobbára neki kell kezelnie és továbbítania az illetékes helyre.
Magyarországon megszokott, hogy egy ember számos munkakört tölt be. Vonatkozik ez a logisztikai ügyintézőre is, aki – főleg kisebb és közepes szállítmányozási vállalkozásoknál – sokszor vevőszolgálati feladatokat is ellát, ami sokszor a „villámhárító” szerepével egyenértékű. Az sem ritka, hogy a logisztikai ügyintézőre marad a beszállítói kapcsolatok menedzselése, ami ugyancsak nem mentes a stresszhelyzetektől. Más kérdés, hogy a konfliktusokat ügyesen kezelni tudó logisztikai ügyintézőtől általában az utolsók között válik meg a munkáltató.
Nagyobb vállalatoknál némileg letisztultabbak a feladatkörök, és ott sok esetben egyéb szakemberek, például a szállítási és forgalmi feladatokat ellátó közlekedésmérnökök és a raktározást irányítók segítik a logisztikai ügyintéző munkáját.
A munkához szükséges informatikai hátteret illetően is vannak különbségek kis és nagy vállalatok között, ám a modern technológiák és a fejlett szoftverek ma már mindenütt jelen vannak.

Az előtte álló kihívások
Egy nem várt nyersanyag-ellátási zavar a gépezetben – főleg a bonyolult, egymásra épülő technológiákat alkalmazó gyáregységek esetében– súlyos működési zavarhoz vagy akár termelés  leállásához is vezethet. A logisztikai ügyintézőnek nemcsak elméletben kell ismernie az erre az esetre kidolgozott vészforgatókönyvet, hanem annak rendelkezéseit az ilyenkor óhatatlanul kialakuló stresszhelyzetben pontosan alkalmaznia is tudnia kell. Az ilyen típusú üzemzavarnak általában vannak előjelei, amelyeket egy rátermett logisztikai ügyintéző időben felismer, és még azelőtt megteszi a szükséges lépéseket, hogy probléma ténylegesen felmerülne.  Ez leleményességet és nagyfokú intelligenciát feltételez.
Bizonyos esetekben, például élelmiszeripari termékek vagy veszélyes anyagok szállításánál és tárolásánál speciális szabályok betartásával kell megszervezni a logisztikai tevékenységet. Ilyenformán a logisztikai ügyintézőnek nem csak a szállítás és tárolás feladataival, hanem az árura vonatkozó jogszabályi háttérrel is tisztában kell lennie. Az előírásokkal szembemenő tevékenység esetenként súlyos büntetéséket vonhat maga.

Mi teszi alkalmassá az embert a feladatra?
A logisztikai ügyintéző ideális esetben egy idomár és egy karmester keveréke – azaz intelligens, ugyanakkor szigorúan következetes. Bárhol is dolgozzon, egyfelől ismernie kell az adott terület napi szintre, sőt órára, percre lebontott termelési igényeit, másfelől össze kell hangolnia az egymás utáni feladatokat. Mindez az új ismeretekre való nyitottságot, valamint jó logikai érzéket feltételez. Mivel a folyamatok mögött minden esetben emberek állnak, akikkel a zökkenőmentes együttműködés érdekében szót kell érteni, az ideális logisztikai ügyintézőnek kiváló kommunikációs és konfliktuskezelő készséggel kell rendelkeznie.
Kiemelkedő jelentősége van a nagy munkabírásnak és a stressztűrő-képességnek is – mielőtt tehát valaki belevágna a logisztikai ügyintézői szakma elsajátításába, győződjön meg arról, hogy ezekkel a tulajdonságokkal valóban rendelkezik-e. Ha a válasz nemleges, ám kitart elképzelése mellett, tudatosan fejlessze e készségeit.
Jóllehet, a ma használatos logisztikai szoftverek hatalmas segítséget nyújtanak, a logisztikai ügyintézőnek a szűken vett szakmai ismereteken kívül rendelkeznie kell némi matematikai tudással és közgazdasági felkészültséggel is.

Tovább is van?
Ha valami, akkor a logisztikai ügyintéző munkája igazi „mély víz”. Ez persze azt is jelenti, hogy aki a nehézségeket leküzdve minőségi munkát képes végezni, az olyan edzettséget szerez, amivel az átlagosnál sokkal jobban elboldogul a versenyszféra egyéb területein is. Ezért nem kell megijedni attól, ha a frissen végzett logisztikai ügyintézőnek elsőre kisebb cégnél kínálnak munkát – biztos lehet abban, hogy kellő kitartással és folyamatos önképzéssel előbb-utóbb feljebb jut a ranglétrán. Ebben egyébként az is segítségére lehet, hogy a logisztikai ügyintéző általában sok emberrel – más cégek vezetőivel is – kapcsolatban van, így adott esetben azonnal megvan a megfelelő referenciája.

Az első lépés
Ha megérett Önben is az elhatározás, hogy e lüktető világ részese legyen, nem kell egyebet tennie, csupán érettségi bizonyítványával jelentkezni a Pallas 70 Oktatási és Vizsgaközpont akkreditált OKJ-s logisztikai ügyintéző szakképzésére. A tanfolyam 180 órájában Ön elsajátíthatja azt az alapvető tudást, amellyel elindulhat a logisztikai szakmában.